Von der Anfrage bis zur Galerie
Kein Wechsel mehr zwischen E-Mail, Excel, PDF und Foto-Cloud. Ob Hochzeit, Portrait oder Business-Shooting – sieh selbst, wie Neoctopus den ganzen Auftrag trägt.
Warum eine Software für Fotografen statt fünf Einzeltools · Preise ansehen
Nie wieder eine vergessene Info
Dein Cockpit zeigt Termine, Aufgaben und eine Ampel: Welcher Auftrag braucht Aufmerksamkeit, was fehlt noch? Das System erinnert deine Kunden automatisch an offene Pflichtangaben – rechtzeitig vor dem Termin.
- ✓ Kalender mit Terminen & Todos
- ✓ Ampel-Status je Auftrag
- ✓ Automatische Erinnerungen an deine Kunden
Alles zum Auftrag – in Tabs
Basisdaten, Angebot, Fragebogen, Termine, Zahlungen und Galerie – sauber in Tabs auf einer Seite. Kein Suchen mehr in E-Mail-Verläufen und Excel-Tabellen.
- ✓ Kontakt & Kundenzugang per Link
- ✓ Telefonnummern zum Antippen
- ✓ Änderungsprotokoll inklusive
Angebote, die verkaufen
Stelle Angebote aus Bausteinen zusammen – mit optionalen Posten, Live-Summe und persönlicher Nachricht. Dein Kunde wählt Optionen selbst und nimmt online an. Biete mehrere Varianten an und weise für Firmenkunden die Preise netto zzgl. MwSt aus. Jede Überarbeitung wird als Version festgehalten.
- ✓ Optionale Posten, Varianten & Live-Summe
- ✓ Netto/MwSt für Firmenkunden
- ✓ Versionierung, PDF & Online-Annahme
Galerien, die begeistern
Teile die Fotos als schöne Galerie – im Masonry-Layout, mit deinem Branding. Gäste laden per QR-Code eigene Bilder bei, dein Kunde lädt Favoriten als ZIP und kann die Galerie sogar selbst kuratieren. Für einen ersten Vorgeschmack verschickst du eine Sneak-Preview – ganz ohne Lightroom.
- ✓ Mehrere Galerien & Alben je Auftrag
- ✓ Gäste-Upload per QR · Aufsteller zum Drucken · Live-Diashow
- ✓ Kunde kuratiert & moderiert selbst · Sneak-Preview & ZIP-Download
Deine Marke – und eine zweite dazu
Farbe, Schrift und Logo bestimmen deinen Auftritt gegenüber deinen Kunden. In jedem Tarif sind zwei Marken enthalten (z. B. eine Fotobox) – gib jeder ihre eigene Subdomain, Farbe und ihr eigenes Logo.
- ✓ Farbe, Schrift & Logo
- ✓ 2 Marken inkl. eigener Subdomain
- ✓ Währung EUR/CHF/USD & Steuer-Modi (inkl. Reverse-Charge CH)
Verkaufen, drucken lassen, ausliefern
Nicht nur planen und zeigen: Neoctopus verkauft deine Bilder, gibt Druckaufträge automatisch ans Labor und deckt sogar die Kita- & Schulfotografie ab.
Eigener Foto-Shop
Verkaufe Abzüge, Produkte und Sparpakete direkt aus der Galerie – mit Gutscheinen, Versandoptionen, Bestellübersicht und Preislisten-PDF. Deine Preise, deine Marge.
- ✓ Verkaufsgalerie mit Produkten & Sets
- ✓ Gutscheine & Versandoptionen
- ✓ Bestellübersicht & Preislisten-PDF
Profi-Labor angebunden
Bestellungen gehen automatisch an unser Partnerlabor PixelfotoExpress – produziert und versendet, auf Wunsch neutral in deinem Namen. Du musst nichts selbst drucken oder verpacken.
- ✓ Automatische Bestell-Übergabe ans Labor
- ✓ Neutralversand / Whitelabel
- ✓ Eigenes Händlerkonto
Kita- & Schulfotografie
Ganze Gruppen effizient fotografieren: QR-Zuordnung pro Kind, Eltern bestellen online nur ihr eigenes Kind, Sammelbestellung und dokumentierte Einwilligung inklusive.
- ✓ QR-Karten & automatische Zuordnung
- ✓ Eltern bestellen online
- ✓ Sammelbestellung & Einwilligung
Und noch viel mehr
Zahlungen & Rechnungen
Zahlungsplan, Rechnungs-PDF und automatische, eskalierende Zahlungserinnerungen – alles im Kundenzugang.
Anrede du oder Sie
Duze oder sieze je Auftrag – die passende Anrede greift automatisch auf allen Kundenseiten und in jeder E-Mail.
Anfrage & Terminbuchung
Öffentliches Anfrage-Formular je Shooting-Typ und Online-Buchung fürs Erstgespräch – neue Anfragen landen direkt im Cockpit.
Nachrichten
Direkter Nachrichten-Thread mit dem Kunden – Benachrichtigung per E-Mail und Push, alles dokumentiert.
Bewertungen & öffentliches Profil
Kunden bewerten direkt auf der Plattform, du gibst frei – die Bewertungen erscheinen auf deinem öffentlichen Profil. Automatische Bewertungsbitte nach dem Termin, optional weiter zu Google per Copy-Paste.
Auswertung
Umsatz, erwarteter Umsatz und Conversion auf einen Blick – je Marke filterbar, offene Angebote im Überblick.
Kalender & Push
iCal-Abo für Apple/Google, Push-Erinnerungen zum Ablauf am Shooting-Tag.
Helfer & Dienstleister
Token-Zugänge: Helfer:innen (z. B. Trauzeug:innen) ergänzen den Ablauf, Dienstleister erhalten kuratierte Fotos.
Intelligenter Fragebogen
Abschnitte mit Pflichtstufen, Repeater für Ablauf & Locations, Auto-Sortierung.
PWA & mobil
Als App installierbar, funktioniert am Shooting-Tag auch unterwegs auf dem Handy.
Likes & Kommentare
Gäste liken und kommentieren Fotos; dein Kunde moderiert – alles in der Galerie.
Gäste-Fotos per QR
Gäste laden ohne App eigene Fotos hoch. Fertige QR-Aufsteller (A5, Tischkarten, Tischaufsteller) zum Ausdrucken – Freigabe durch dich oder das Paar.
Live-Diashow
Freigegebene Fotos laufen als Vollbild-Diashow auf Beamer/TV – neue Uploads erscheinen automatisch.
Emoji-Reaktionen
Gäste reagieren mit Herz, Lachen, Wow & Feier – die Highlights der Feier stehen oben in der Galerie.
Maximaler Schutz für sensible Fotos
Zwei-Faktor-Anmeldung (TOTP) für deine Zugänge, geschützte Galerie-Links mit Passwort, Wasserzeichen in der Auswahl-/Verkaufsphase und – bei Kita & Schule – eine dokumentierte Eltern-Einwilligung, ohne die kein Foto sichtbar ist. Kindergarten- und Brautpaar-Fotos verdienen genau das.
DSGVO-fähig
Löschkonzept mit automatischer Löschung nach Aufbewahrungsfrist, EU-Hosting.
Newsletter
Sende Broadcast-Mails an Kundensegmente (gebucht, Leads, Shooting-Typ) – terminierbar, mit DSGVO-Abmeldung und Auswertung.
Zapier, Make & eigene API
Outbound-Webhooks für Zapier/Make und eine REST-API mit persönlichem Schlüssel – verbinde dein Studio mit deinen Tools.
Lightroom-Plugin
Lade fertige Bilder direkt aus Lightroom in Galerie oder Sneak-Preview – ohne Umweg über den Browser.
Team & Rollen
Lade Mitarbeitende ein und steuere per Rolle, wer Finanzen oder das Team verwalten darf.
Buchhaltungs-Export
Sauberer Export für den Steuerberater: CSV, Beleg-ZIP und DATEV.
Zweisprachig (DE/EN)
Oberfläche, Kundenseiten und E-Mails auf Deutsch oder Englisch – pro Fotograf umschaltbar.
Bearbeitungs-Fortschritt
Zeig dem Paar transparent, wo die Nachbearbeitung steht – von importiert bis ausgeliefert.
Presets & Looks
Importiere deine Lightroom-/Camera-Raw-Presets und wende einen einheitlichen Look an.
Bildzuschnitt & Cropper
Schneide Bilder direkt im Browser zu – mit Seitenverhältnis-Vorgaben und Drittellinien für den perfekten Ausschnitt.
Angebots-Vorlagen
Speichere ganze Angebote als wiederverwendbare Vorlagen und stelle neue in Sekunden aus Bausteinen zusammen.
AVV zum digitalen Annehmen
Stelle deinen Firmenkunden einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag bereit, den sie digital annehmen – ein starkes B2B-Vertrauenssignal.
Überzeug dich selbst
14 Tage voller Funktionsumfang, keine Kreditkarte. In 2 Minuten eingerichtet.